Как отказать начальнику в дополнительной работе – как правильно отказаться от предложенной должности

9 советов, как тактично отказать начальнику

Есть такая порода людей, которых называют безотказными. Они не могут сказать «нет» не только начальнику, но и друзьям, родственникам, знакомым. Некоторые из них даже гордятся тем, что к ним беспрестанно обращаются с просьбами. Это дает им возможность почувствовать себя востребованными, нужными, поднимает самооценку и тешит их самолюбие. Такие люди часто сами «бегут впереди паровоза» и напрашиваются на выполнение всевозможных поручений.

Однако среди тех, кто на все просьбы отвечает согласием, большинство все же делает это против своей воли. Они не смеют отказаться и послушно говорят «да», потому что в противном случае будут мучаться чувством вины, грызть себя, заниматься самоедством. Для них проще согласиться.

Правда, сказав «да», они тоже испытывают внутреннюю неудовлетворенность, ведь у них наверняка были другие планы или же им совершенно не хочется делать то, чем они теперь вынуждены заниматься. Но они, как те мыши (или ежики), которые плакали, кололись, но продолжали есть кактус, соглашаются делать то, что им не по душе.

В 1979 году режиссер Георгий Данелия снял фильм «Осенний марафон» с Олегом Басилашвили в главной роли. Его героя, уже немолодого талантливого переводчика Андрея Бузыкина, используют все, кому не лень. В стремлении никого не обидеть отказом и помочь всем, кто ни попросит, он буквально разрывается на части. У него нет времени на любимое занятие, на личную жизнь, потому что опять звонит будильник, напоминающий, что пора бежать на чей-то зов, по чужим делам. Фактически говоря «да» другим, он говорит «нет» себе и своим желаниям, живет чужой, а не своей жизнью.

Особенно трудно таким людям отказать своему начальнику. Впрочем, отказать в просьбе начальнику могут позволить себе лишь смелые люди. Ведь его просьба, как правило, представляет собой не столько просьбу, сколько приказ. А приказы, как говорят в армии, не обсуждаются, а беспрекословно выполняются. Вот и многие начальники ждут, что подчиненные кинутся выполнять их просьбу, как приказ, не вступая в дискуссии и пререкания. И в большинстве случаев так и происходит. «Нет» скажут лишь те, кто хорошо знает себе цену и уверен в том, что если попадет в немилость и вылетит с работы, то без проблем найдет другую. (Конечно же, речь идет не о непосредственных обязанностях сотрудника, а о дополнительной нагрузке.)

Сам же начальник прекрасно понимает, на кого можно взвалить дополнительные обязанности, а кого лучше не трогать. Он делает свой выбор и останавливает его на безотказном исполнительном сотруднике, который, он уверен, расшибется в лепешку, но выполнит поручение.

Как не стать «козлом отпущения»

1. Почему снова я?

Мы внезапно обнаружили, что пользуемся у начальника особой любовью: он входит в кабинет, чтобы предложить сверхурочную работу, и его взгляд сразу останавливается на нас. И это совсем не означает, что начальник расположен к нам больше, чем к остальным сотрудникам. Просто он знает, что мы без лишних слов возьмемся за дело даже в ущерб собственным интересам. И вот мы уже звоним домой: «Извини, дорогая, сегодня я должен задержаться на работе. Ну и что, что твой день рождения! Ты же не хочешь, чтобы я остался без работы?», «Я просто обязана поехать в эту командировку! И не нужно меня ревновать».

Нередко начальники сопровождают свои просьбы лестью: «Вы, и только вы способны справиться с этой задачей!». И вот мы уже прочно сидим у него на крючке. Мы не сможем отказать ему и в следующий раз, нам будет неудобно не оправдать доверие.

Зададимся вопросом: почему всегда я? Потому что, образно говоря, палач ищет жертву, а жертва притягивает палача. Мы сами выбрали себе роль безотказной жертвы. И если не хотим всю оставшуюся жизнь быть на побегушках у кого-то, должны из этой роли выйти.

Как сделать, чтобы и волки были сыты, и овцы целы? Как отказать начальнику и отвоевать право на личную жизнь тактично, сохраняя достоинство и не устраивая истерик? Есть несколько вариантов.

2. Просто скажите «нет»

Социальный психолог Сьюзан Ньюман написала книгу «Скажи «нет» манипулятору». По ее мнению, добиться успеха способен лишь тот, кто избавился от своей привычки соглашаться на все и научился отказывать. Тот, кто всегда и всем, в том числе и начальнику, говорит «нет», добьется большего, потому что он сосредоточен на собственных целях. Постоянное же согласие легко разрушит и репутацию, и карьеру, потому что сотрудник из-за множества обязанностей не сможет качественно и в срок выполнить основную работу и утратит доверие. Прямолинейное «нет» можно заменить более мягкой фразой: «Если вы не против, я откажусь».

Однако стажерам, сотрудникам нижнего и среднего звена, тем, кто находится на испытательным сроке и не уверен в прочности своих позиций, лучше повременить с отказом и согласиться, особенно если просьба касается трудовой деятельности. Впрочем, многие из них обычно соглашаются и на поручения, которые от нее весьма далеки, в надежде, что это временно. Так, дочь одной знакомой, окончившую вуз с красным дипломом, начальник в рабочее время нагружал просьбами личного характера: оплатить коммунальные услуги, забрать его ребенка из школы и пр. После отказа в очередной раз выполнить подобную просьбу с его стороны начались придирки, и она уволилась. Как оказалось, к лучшему — новая работа соответствовала ее способностям и ожиданиям.

Итак, прежде чем сказать «нет», стоит мысленно прикинуть возможные последствия отказа и насколько мы к ним готовы.

3. Всегда говорите «да»

Еще один вариант — поступить как дипломат, который не заявляет прямо и твердо: «Нет!». В случае, если к нему обратятся с нежелательной просьбой, он скажет: «Да, я согласен. Когда у меня появится свободное время, я помогу вам». Или: «Хорошо, давайте обсудим условия, на которых это будет возможно».

Выражение «Никогда не говори «никогда» можно перефразировать так: «Никогда не говори «нет». Жизнь героя фильма «Всегда говори „Да“» кардинально изменилась в лучшую сторону, как только он избавился от привычки сразу отвечать отказом. Разумеется, в фильме ситуация преувеличена, но рациональное зерно в нем есть.

4. «Я подумаю»

Некоторые люди обладают замедленной реакцией и не могут моментально сообразить, что ответить, поэтому на всякий случай они сразу же выпаливают «нет». Впоследствии им часто приходится сожалеть об этом, но, как говорится, поезд уже ушел.

Более разумно будет сказать: «Мне нужно немного времени, чтобы подумать», «Я не хочу вас подвести, поэтому прежде чем дать ответ, мне нужно просмотреть свои планы».

5. Изображаем непонимание

В некоторых случаях можно «включить» непонимание. Мы внимательно выслушиваем просьбу, показывая готовность приступить к ее выполнению. После чего говорим, что хотим более детально вникнуть в суть задачи, поэтому у нас возник ряд вопросов, которые мы хотим уточнить: каков алгоритм наших действий, к кому можно обращаться, если потребуется консультация, и т. п. По идее, у начальника должно лопнуть терпение, и он перепоручит это задание кому-то другому.

Однако пользоваться этим приемом чревато последствиями: начальник либо заподозрит, что мы валяем дурака, либо усомнится в нашей адекватности.

6. Отказ должен быть аргументирован

Фраза «Нет, потому что я занят» звучит неубедительно, но и вдаваться в пространные объяснения, почему мы не можем выполнить просьбу начальника, тоже не стоит. Их никто слушать не будет. Кратко заметим, что очень хотели бы помочь, но сейчас заняты тем-то и тем-то, и попросим самого начальника определить приоритеты.

Ничто не мешает нам слукавить, если задание связано со сверхурочной работой, которая к тому же еще и не оплачивается. На всякий случай лучше иметь готовый ответ, тогда он будет выглядеть более правдоподобно: «Как жаль, но у меня болит зуб и я записался на прием к стоматологу». Или «К сожалению, не смогу, я заказал машину перевезти мамины вещи». Вариантов множество. Возможно, начальник заподозрит, что это всего лишь отговорка, но не покажет виду.

Можно предложить альтернативу: «Сегодня я никак не могу, но, может быть, буду полезен в другое время».

В любом случае лучше проявить свои дипломатические способности (начальник их оценит), чем отказать в грубой форме вроде: «Мне за это не платят», «Это не входит в мои обязанности», «Поищите других дураков» и пр. В ответ начальнику остается только сказать: «Скатертью дорога! Незаменимых нет, и не таких увольняли».

7. Понаблюдать за коллегами

Как они реагируют на чрезмерные просьбы начальника, и перенять их опыт. Важно сделать поправку на то, что коллектив может быть уже давно сложившимся и то, что позволено одним, например некоторая фамильярность в отношениях, будет странно видеть и слышать от нового сотрудника.

8. «Торг уместен»

Беспрестанно нагружая нас новыми задачами, с которыми мы, тем не менее, успешно справляемся, начальник может просто не задумываться над тем, что мы делаем это за счет личного времени, здоровья и нервов. Так обратим его внимание на этот факт и обсудим ситуацию вместе! Мы не говорим «нет», а всего лишь хотим обсудить условия, на которых будем продолжать работу.

Того, кто ценит себя, ценят и другие. На того, кто безропотно везет груз, взваливают еще, словно проверяя его возможности. Следствием разговора, происходившего в деликатной форме, может быть взаимовыгодный компромисс. Начальник не потеряет грамотного сотрудника, а сотрудник получит какие-то преимущества за сверхурочную работу, например прибавку к зарплате, отгулы, свободный график и т. п.

В конце концов, люди относятся к нам так, как мы разрешаем им к себе относиться.

9. А целесообразно ли говорить «нет»?

Кто знает, может быть, отказываясь от поручения, мы отказываемся и от перспектив, которые бы перед нами открылись, если бы мы ответили согласием. Например, стремясь побыстрее закончить свой участок работы, мы не пошли на, казалось бы, нудную встречу. А тому, кто это сделал вместо нас, там предложили новый интересный проект.

К постоянным отказам могут прибегать лишь те, кого не интересует продвижение по карьерной лестнице.

Секрет успешной карьеры или как вежливо отказать начальнику

Есть категория сотрудников, которых в коллективе принято называть «безотказными». Они не оказывают в помощи любому, кто к ним обращается, а тем более начальнику, от которого зависит их карьерный рост и финансовое благополучие. Сначала им нравится чувствовать себя компетентными и востребованными. Но когда они понимают, что выполнение дополнительных поручений отнимает личное время, они всё чаще начинают задумываться над тем, как отказать руководителю.

Как правило, начальник отлично понимает, кто из его подчинённых безропотно согласится выполнять дополнительную работу, а с кем на эту тему разговаривать бесполезно. В большинстве случаев он останавливает свой выбор либо на карьеристе, который готов продвигаться по служебной лестнице всеми возможными способами, либо на безотказном исполнительном работнике, способном расшибиться в лепёшку, но выполнить задание руководителя. Но когда вы понимаете, что дополнительная нагрузка вас изматывает, осталось разобраться, как вежливо отказать начальнику, чтобы не сгореть на работе дотла и отстоять своё право на личную жизнь.

1. Просто скажи манипулятору «нет». Достичь успеха удастся лишь тому, кто сумеет преодолеть привычку отвечать согласием на любые просьбы, в том числе и на предложения руководителя. Человек, который научился отказывать, способен добиться большего, потому что он настойчиво идёт к собственной цели и не отвлекается на посторонние задачи. В то время как постоянное согласие делать чужую работу может нанести непоправимый ущерб деловой репутации и разрушить карьеру, поскольку тотальная многозадачность не позволяет работнику качественно выполнять свои прямые должностные обязанности. Однако вместо прямолинейного «нет» скажите: «Если вы не будете возражать, я хотел бы отказаться».

2. Всегда говори «ДА»… Как это ни парадоксально, но название романтической комедии лаконично формулирует важную житейскую мудрость: зачастую тактичное «да, но…» может принести больше пользы, чем жёсткий отказ. В данном случае «да» означает, что вы услышали начальника и согласные с его мнением, в то время как «но» демонстрирует, что вы проанализировали ситуацию и рассматриваете возможные варианты дальнейшего развития событий. Поэтому даже если вы противоречите решению руководства, цельный подход способен показать вас в более выгодном свете. Если вы не знаете, как отказать руководителю, скажите, например, так: «Хорошо, я согласен. Я обязательно это сделаю, когда у меня будет свободное время».

3. «Мне надо немного подумать». Далеко не каждый человек в условиях форс-мажора умеет оперативно взвешивать все «за» и «против» и принимать продуманные решения. Если вы относитесь к категории таких людей то, чтобы не выпалить «нет», о котором вы вскоре можете пожалеть, скажите: «Я не хотел бы вас подвести. Поэтому, прежде чем принять окончательное решение, мне надо ещё раз пересмотреть свои планы».

4. «Большая нагрузка = низкая производительность». Только вы идеально знаете предел своей работоспособности и возможную максимальную нагрузку, с которой вы сможете справиться эффективно. Поэтому, когда ваше руководство хочет, чтобы вы взялись за сложный проект и выполнили его в сжатые сроки (даже если при этом вам придётся работать сверхурочно) постарайтесь объяснить, что в таком случае может пострадать качество. Когда вы отказываетесь от дополнительной нагрузки, мотивируя это стремлением сохранить продуктивность, вы не нанесёте ущерба своей деловой репутации. Во время разговора не забывайте о правиле из п. 2.

5. Переведите «стрелки» на руководителя. Когда вы уже работаете над множеством заданий, а руководство хочет увеличить вам нагрузку ещё больше, скажите: «Согласен. Я беру на себя ответственность за реализацию этого проекта. Но сейчас я уже работаю над А, Б, В и Г. Как вы считаете, какой из них я могу считать менее приоритетным?»

6. Обязательно аргументируйте свой отказ. Фраза «Я не возьмусь за этот проект потому, что я очень занят» звучит грубо и совсем неубедительно. Поэтому если вы не хотите работать сверхурочно (к тому же ещё и бесплатно) у вас всегда должен быть заготовлен правдоподобный ответ. Например: «К сожалению, я вынужден отказаться. Сегодня я записан на приём к врачу». Вариантов может быть много. При этом вершиной дипломатического искусства станет предложение альтернативного варианта: «Извините, мне очень жаль, но сегодня я не могу выполнить ваше поручение. Возможно, я смогу быть полезным в другой раз».

Суть предложенных способов заключается не в том, чтобы вежливо отказать начальнику и увильнуть от работы. В данном случае вам важно подчеркнуть, что вы мотивированный и уверенный в своих силах специалист.

Как правильно отказать начальнику и не испортить отношения

Как отказать начальнику

Отрицательно отвечать на просьбу сложно, особенно, если человек, который её адресует – ваш руководитель. Даже прикладывая все возможные усилия бывает трудно выполнить поставленную задачу. Поэтому нужно правильно и заранее отказать начальнику.

Прежде чем идти к боссу, подумайте о личных причинах и чётко сформируйте представление о том, что хотите сказать. Предложите альтернативные решения, вместо того чтобы просто ответить «нет».

С чего начать и как действовать, чтобы отказ был убедительным и не повлиял на отношения, узнайте в этой статье.

Часть 1

Определите причину отказа

Если начальник попросил взять на себя работу, для которой нет времени, или которая не соответствует обязанностям, составьте список причин отказа. Подойдите к этому спокойно и рационально. Проведите мозговой штурм и выстройте убедительную позицию:

• Причины могут быть простыми. Например, у вас запланирован отпуск или существует необходимость ухаживать за детьми.

• Если задача не подходит для вас в профессиональном плане, важно указать на её несоответствие c вашей рабочей квалификацией.

• Когда у вас уже есть большая рабочая нагрузка, и нет возможности взять больше, скажите об этом откровенно.

Расставьте приоритеты

Если у вас сложный рабочий график, и вы не верите, что можете взять на себя другие задачи, выделите время, чтобы оценить приоритеты. Сравните новое задание с другими и подумайте, сможете ли эффективно переключаться между ними.

Если просто сказать: «у меня нет времени», начальник подвергнет сомнению вашу рабочую продуктивность. Поэтому аргументируйте проблемы с нагрузкой, если они есть. Для этого отделите поручения друг от друга, расставьте их по приоритетности и сроку.

• Представьте, сколько понадобится времени на выполнение всех задач, уже находящихся в работе. После подумайте, есть ли возможность взять ещё одну.

• Напишите для себя понятную и последовательную подсказку, которую будете использовать в разговоре с начальником.

• Важно не «сказать» о том, что вы не выполните поставленные цели, а «показать», что это невозможно в текущей ситуации.

Поставьте себя на его место

Прежде чем отказать начальнику, поставьте себя на его место. Подумайте о целях компании. Понимание мотивов, которые движут обеими сторонами, поможет уверенно защищать личную позицию.

Вероятно, если вы и никто другой не выполнит эту задачу, то это будет стоить компании денег. В таком случае необходим очень убедительный аргумент и альтернативное решение, исключающее потери.

• Если вы хотите отказаться от задания из-за приоритетных обязательств, подумайте о том, как это повлияет на всю компанию.

• Представьте, каким будет ответ руководителя на ваш отказ в данном случае. Если это негативно отразится на проекте предложите альтернативное решение

Выберите язык для переговоров

Чтобы отказать начальнику важно сформулировать свою позицию и провести весь разговор в таком русле, чтобы сказать «нет», фактически не говоря «нет». Звучит абсурдно, но такие тонкости встречаются в бизнес-общении часто. Используйте нейтральный язык. Отказ должен быть исключительно деловым решением, не привязанным лично к вам и боссу, какими бы хорошими или плохими не были отношения. Ориентируйтесь на компанию и пытайтесь найти оптимальное решение для неё.

• Говорите нейтрально и объективно. Например, «если я выполню эту задачу, то у меня не будет времени, чтобы закончить основной отчёт на этой неделе».

• Избегайте субъективных оценок. Не говорите «я не сделаю этого, потому что и без того не справляюсь с работой».

Часть 2

Проведите беседу, выбрав правильное время

Выберете удобное время. Не стоит общаться в напряжённый для босса момент. Возможно, у вас есть представление о его графике, но лучше уточнить занятость у помощника. В зависимости от культуры и практики общения в офисе, спросите есть ли у руководителя несколько минут для переговоров.

• Проводите беседу наедине, если ваша рабочая ситуация даёт такую возможность.

• Учитывайте особенность конкретного дня (насколько занят начальник, может ли он быть раздражён).

• Когда разговор нужно провести в первой части дня, лучше выбрать для этого время перед обедом.

• Если вы знаете, что босс приходит на работу рано, попробуйте «поймать» его, пока нет других сотрудников.

Будьте кратким

Важно быстро дойти до сути. Убедитесь, что говорите конкретно (для этого и нужен предварительный план), сжато и понятно. Не надо долго подводить разговор к основному вопросу. Собеседник подумает, что вы тратите его время, заранее настроиться на негативное решение и потеряет сочувствие.

Избегайте формулировок «да, но…», потому что начальника вполне устраивает «да». В его праве намекнуть, что вы можете выполнить эту задачу, будучи организованнее. Используйте позитивные определения вместо отрицательной частицы «но». Например, вместо «Я знаю, вы попросили сделать этот отчёт, но у меня слишком много другой работы» попробуйте фразу «У меня есть идея о том, как реорганизовать рабочую нагрузку в этом проекте».

Общайтесь аргументами

Важно преподнести в разговоре чёткие факты. Если вы не составите твёрдый аргумент, отказать начальнику не получится. Он не поймёт, почему задача не может быть выполнена.

• Когда проблема заключается во времени, предоставьте точные причины, по которым задание не вписывается в график.

• Ссылайтесь на иные, приоритетные задачи. Например, «У меня дедлайн по квартальному докладу на следующей неделе, а эта задача отвлекает от его подготовки».

• Подчеркните, что передав поручение, начальник принесёт пользу компании. Во-первых, её сделает быстрее другой человек. Во-вторых, вы лучше выполните возложенных на вас текущие обязанности.

• Не переходите в конфронтацию или эмоциональное обсуждение. Будьте прямы, уверены и собраны.

Не откладывайте

Не тяните с решением проблемы. Чем дольше вы будете откладывать беседу, тем меньше останется возможностей для манёвров – время уходит и «связывает» руководителю руки. Смутившись и прождав до последней минуты, вы потеряете возможность отказаться от лишней нагрузки и отберёте у себя время для её выполнения.

Часть 3

Предложите альтернативу

Во время разговора важно не просто отказать начальнику, а убедить его в реорганизации задачи. Предлагайте альтернативное решение, которое говорит не «я не могу это сделать», а «лучше сделать так».

Хороший способ – предложить боссу помочь вам в расстановке приоритетов. Это показывает, что вы готовы быть максимально продуктивным, говорит об уважении к руководителю и желании следовать его рекомендациям.

Подкрепите позицию отчётом о хорошо проделанной работе. Отметьте, сколько времени вам необходимо для качественного выполнения конкретных задач.

Посоветуйте коллегу

Другой способ выдвинуть разумную альтернативу – предложить задачу коллеге, который достоин дополнительной работы. Это говорит, что вы хорошо обдумали поставленное задание, и выбрали среди сотрудников того, кто сделает его лучше. Для начальника важно не только обеспечивать эффективность работы, но и понимать, что вы думаете об общем процессе.

Демонстрируя, что руководствуетесь здравым смыслом и уделяете внимание целям компании, вы формируете положительное отношение к себе. Такая инициатива демонстрирует, что вы в курсе атмосферы в коллективе, и заинтересованы в прогрессе коллег.

Предложите новые идеи

Если предлагаемая работа требует много времени, есть повод обсудить с начальником вопросы организации процесса. Например, приличную часть вашего дня занимает дорога в офис, предложите работать один раз в неделю из дома.

Когда вы готовы аргументировать, что гибкий график поможет адаптироваться к рабочим обязанностям и повысит эффективность, не бойтесь сказать об этом. Но не забывайте о культуре компании – возможно, гибкое расписание просто не подходит общей организации.

Хорошо продумайте предложение, конкретизируйте его для себя на бумаге. Не имеет смысла идти с идеей об изменениях без готовности её защищать.

Источники:

http://bbf.ru/magazine/7/7001/
http://finexecutive.com/ru/news/sekret_uspeshnoy_karyery_ili_kak_veglivo_otkazaty_nachalyniku
http://invlab.ru/biznes/kak-otkazat-nachalniku/