Как научиться писать деловые письма?
КАК НАУЧИТЬСЯ ПРОФЕССИОНАЛЬНО ПИСАТЬ ДЕЛОВЫЕ ПИСЬМА САМОМУ – И НАУЧИТЬ СВОЮ КОМАНДУ
Успех нашего бизнеса нередко зависит от качества текстов, которые нам приходится писать каждый день. Коммерческие предложения, продающие письма, письма клиентам и деловым партнерам – все это влияет на наш имидж, на то, как нас будут воспринимать. Все это убеждает или не убеждает, продает или не продает.
Как же добиться, чтобы все, с кем мы ведем бизнес-переписку, получали от нас профессиональные, качественные тексты? И не только от нас лично, но и от наших работников или подчиненных, ото всей нашей организации?
Путей всего 4.
Начнем с тех, которые подходят всем, кто ведет всю свою деловую переписку сам.
Путь 1. Прочесть много текстов, написать еще больше, и в конце концов научиться.
Этот путь приходит в голову сам собой – и не только вам. Большинство тех, от кого вы получаете письма и чьи тексты читаете в Интернет и в печати, учились именно так. И как, нравится вам то, что они пишут? Скорее всего нет. Почему? Дело в том, что практика сама по себе мало помогает без постановки техники.
Представьте себе, что ваш спортивный тренер готовит вас к стометровке. Вы бежите первый раз – получается очень медленно. Тренер говорит вам: бегите еще. Все равно медленно. Тогда еще. И еще. Вряд ли вы при таком подходе когда-нибудь пробежите достаточно быстро. Вместе с тренером вам нужно в первую очередь разобраться, что мешает бежать быстрее. Может быть вы неправильно стартуете, неэффективно работаете во время бега руками, не так дышит? Сначала нужно поставить вам технику бега, а уж потом заставлять вас постоянными тренировками эту технику отрабатывать.
Не меньше важна техника и в деловом письме. Чтобы мастерство росло с практикой, нужно понимать лежащие в основе принципы и приемы. Как можно структурировать письмо, какая структура для какого случая больше подходит. Как строить фразы, какие обороты выбирать. Какие аргументы приводить. Как выстраивать отношения с адресатом, смягчать негатив, усиливать позитив. Без этого от практики мало толку.
Итого – первый путь это скорее миф, а не путь. На практике не работает.
Путь 2. Изучить толковую книгу по написанию деловых текстов – и практиковаться
В самом деле, откуда узнавать о принципах и приемах, как не из книг? Логично, но. Найти толковую книгу по деловому письму на российском рынке очень непросто. Как тренер и консультант по деловому письму, я в свое время изучила этот вопрос – нужно же было что-то рекомендовать клиентам. Выбрать одну книгу, в которой были бы ответы на все основные вопросы, причем на понятном, человеческом языке, не получилось.
Обнаружилась куча книг по секретарскому делу и делопроизводству, которые не о том. Одна переводная книга, которую без адаптации применять в России было нельзя. Нашлось несколько книг по стилю – все адресованные языковедам и переполненные непонятными «нормальному человеку» терминами. Попалась книга Барбары Минто по структуре – закрывающая только одну узкую тему, и написанная наукообразно, сухо и непонятно. В конце концов, я прекратила поиски – и написала свою книгу-учебник «Искусство делового письма. Законы, хитрости, инструменты». Книга в продаже уже месяц – тираж расходится быстро, и возможно, пустующая ниша будет, наконец, заполнена. Время, как говорится, покажет.
Но допустим книга нашлась. Получите ли вы результат, если изучите приемы по книге и будете их применять? Вопрос открыт … уже несколько веков. Издаются самоучители по языкам, кулинарии, игре на музыкальных инструментах, даже лыжам и йоге. Есть люди, которые с помощью этих самоучителей осваивают немецкий язык, начинают играть на саксофоне, становятся кулинарами или принимают позу лотоса. Но таких людей не так много – а большинство, увы, останавливается на полпути.
Большинству мешают три вещи.
- Во-первых, самому трудно понять, правильно ли ты поставил себе технику. Верно ли понял тот или иной прием, корректно ли его применяешь.
- Во-вторых, не получается верно организовать практику. Нужны не просто повторения, нужен анализ каждого повторения. Если не получилось, нужно понять почему, и исправить то, что было не так – а это зачастую видно только со стороны.
- Ну а в-третьих, просто надоедает, находятся более важные дела, не хватает времени, и мы «задвигаем» занятия на потом.
Итого – второй путь лучше первого, он может сработать, но при большом желании, старании и самодисциплине.
Путь 3. Пройти обучение с инструктором или консультантом – а потом практиковаться самостоятельно
Этот путь позволяет решить три описанные выше проблемы – инструктор и объяснит, и подскажет, и со стороны посмотрит. Вариантов организации такого обучения сегодня много: групповые тренинги или индивидуальные консультации, очные или заочные, с использованием компьютера и Интернет, или традиционно, с бумагой и ручкой. С полным погружением на два дня – или на несколько дней с короткими вечерними лекциями и домашними заданиями. Словом, выбор есть. Главное, на что важно обратить внимание – в варианте, который вы выберете, должна обязательно быть предусмотрена практика.
Причем лучше практика коллективная. Если вы практикуетесь в группе, то ваши тексты читает не только инструктор, но и другие участники. Вы получаете возможность взглянуть на свое письмо со стороны, глазами читателя – а в реальной, рабочей переписке этого как раз не хватает. Ведь если ваше коммерческое предложение не убедит клиента, он не побежит рассказывать вам, где именно вы оказались неубедительны, в чем «недожали», в какой момент упустили сделку. А группа побежит.
Итого – самый реальный и результативный вариант для реальных, занятых людей. Хотя конечно более дорогой, чем покупка книги.
Путь 4. Разработать вместе со специалистами библиотеку образцов писем – и использовать ее
Хорошо, с теми, кто отвечает только за свою переписку, ясно. А как быть, если у вас под началом целая команда, которой нужно вести переписку? Допустим, вы и ваши сотрудники прошли обучение на тренинге – как закрепить результат? Как быть с тем, что люди в коллективе меняются – кто-то приходит, кто-то уходит, и не получается обучить всех, или это просто дорого?
Можно разработать для вашей команды библиотеку образцов писем. Образцы это своего рода эталонные письма, такие, где в нужном порядке использованы все приемы, все ходы – например, такие, как образец в таблице в конце моей статьи «Уж послала так послала» как писать отказы». Ваши люди постоянно составляют коммерческие предложения? Можно разработать для них образцовое предложение. Вашим людям часто приходится писать отказы? Можно подготовить образцовый отказ – или претензию, жалобу, извинение.
Когда образец понадобится, сотрудник сможет сравнить его со своей реальной ситуацией, взять из текста то, что к этой ситуации подходит, заменить факты реальными – и получит текст гарантированного качества.
Конечно, этот текст может оказаться лучше или хуже в зависимости от мастерства того, кто пользуется образцом, – но в нем гарантированно не будет явных ошибок, «ляпов» и недочетов, которые как раз обычно и губят все дело. Образец обеспечит основу, минимально необходимый уровень ремесла, – а без ремесла, как известно, не бывает и искусства.
Возьмем только два недавних примера. Среди моих клиентов есть рекрутинговое агентство. Вместе с этим агентством мы разработали набор образцов для сопроводительных писем – и в первый же месяц использования этих образцов «приглашаемость» кандидатов на собеседования выросла как минимум на треть. Другой пример – по просьбе клиента мы разработали несколько образцов писем потенциальным партнерам о ведении совместных проектов. Несколько потребовалось, чтобы текст не примелькался адресатам, не оставлял ощущения клише. И опять успех – несколько раньше не интересовавшихся нами партнеров откликнулись.
Итого – тоже вполне работающий путь, особенно в комбинации с предыдущим, когда мы обучаем нескольких ключевых участников команды, а остальным даем образцы.
В целом же все пути кроме первого оказываются рабочими, но по трудоемкости и по тому, какая нужна воля к победе, они здорово различаются. Очень мотивированным, настойчивым и усидчивым можно начинать с книг – а всем остальным лучше с обучения. Ну а тем, кто отвечает не только за себя, но и за работу своей команды, стоит обзавестись библиотекой образцов.
И результат не заставит себя ждать.
Подготовка делового письма
С какими бы целями не составлялись деловые письма, пишутся они для достижения желаемой цели в бизнесе. Не любой сотрудник организации обладает должной компетентностью в области деловой переписки, при неумелом подходе есть риск и вовсе испортить репутацию фирмы одним письмом. Зато если воспользоваться услугой составления письма в нашем агентстве, адресат наверняка заинтересуется сотрудничеством с вами.
Назначение деловых писем
Деловые письма не теряют актуальности в решении рабочих вопросов и маркетинговых задач. Информация, оформленная письменно, удобна тем, что к ней всегда можно вернуться или апеллировать при решении спорных вопросов. Письменный текст позволяет более емко и четко формулировать мысли, нежели устное общение. К тому же с некоторыми адресатами есть возможность связаться только посредством отправки делового письма. И чем выше статус этого адресата, тем профессиональнее должен быть составлен текст. Виды деловых писем так же разнообразны, как и сфера деловых отношений. Деловая переписка может быть коммерческой (желание заключить сделку, претензия к стороне сделки) и некоммерческой (благодарственное, информационное, гарантийное письмо, письма-просьбы, -приглашения, -напоминания и т. д.) По функционалу различают инициативные письма и письма-ответы, а также сообщения, не требующие ответной реакции.
Как правильно писать деловые письма.
Особенности структуры и текста делового письма
Деловые письма имеют четкую композицию:
•во введении указываются цель и причина письма, дается ссылка на документ, послуживший отправной точкой для данного послания;
•в основной части описывается положение дел, дается анализ ситуации, аргументация. Характер доказательств зависит от направленности письма: например, убедить прийти на конференцию, вложить инвестиции в проект, приобрести товар;
•в заключении делается вывод на основании вышесказанного: предложение, просьба, отказ, пожелание и т. д.
Перед текстом письма всегда размещают вежливое обращение к адресату (Например, «Уважаемый Сергей Михайлович!») А также в начале или в конце текста присутствует формула вежливости, составляемая по канонам деловой переписки. Формулы вежливости обычно начинаются так: «Выражаю признательность за оказанное содействие… / благодарность за приглашение… / надежду на плодотворное сотрудничество…». При написании такого рода писем соблюдается деловой стиль. Его особенности: лаконичность, ясность, однозначность, использование терминов, нейтральный тон, стандартизированность.
Трудности в составлении деловых писем
От автора делового письма требуется многое:
•быть хорошо осведомленным об адресате и той информации, которой он уже владеет по вашему вопросу;
•знание правил русского языка и особенностей делового стиля: языковых формул, правил составления предложений и проч.;
•правильное и уместное использование терминологии;
•корректность в обращении к адресату.
Как грамотно писать деловые письма.
Словари, образцы составления деловых писем могут помочь вам справиться с этой задачей своими силами. Но если нет достаточно компетентного сотрудника или времени на подготовку к составлению деловых писем, эту услугу может оказать профессиональное агентство. Специалисты коммуникационного агентства Comagency помогут вам разработать фирменный бланк, собрать необходимые документы для убедительной аргументации, составить грамотное и презентабельное деловое письмо, улучшая тем самым имидж вашей организации.
Как научиться писать деловые письма
Посмотрите видео ниже, где легко и просто рассказывается, как научиться писать деловые письма, даются четкие и понятные рекомендации и практики для тренировки:
Как писать эффективные деловые письма за 10 минут
Электронная почта — один из злостных поглотителей рабочего времени. Мы уже писали о том как организовать эффективную работу со входящими письмами.
Но в обязанности некоторых Ваших сотрудников входит не только просмотр содержимого почтового ящика, но и написание деловых писем: потенциальным сотрудникам, коллегам по работе, партнёрам по бизнесу, представителям различным компаний и государственных учреждений…
Проблема многих сотрудников в том, что у них нет навыков написания деловых писем. Такая задача вводит их в ступор, заставляя подолгу редактировать текст.
Как писать деловые письма быстро и так, чтоб Вас поняли
С этой же проблемой столкнулась и наша коллега. Но, к счастью, в нашей корпоративной библиотеке есть книга Саши Карепиной “Искусство делового письма”. Она помогла не одному сотруднику, будем рады если она будет полезна и в Вашей компании.
Своей проблемой и её решением поделилась сотрудница компании Yaware:
“Думаю, что каждый из нас хоть раз в жизни писал письма. (Переписка с ребятами из детского лагеря и друзьями с деревни, куда каждое лето отправляли родители, чтобы погостить у бабушки, не в счёт).
В этой статье я хочу рассказать Вам о том, насколько тяжело мне давалось написание писем клиентам и как помогла мне побороть свои страхи книга “Искусство делового письма” Саши Карепиной.
Началось всё с того, что я пришла на новую работу, где, собственно говоря, и столкнулась с проблемой написания делового письма. Письмо, которое содержало от силы 10 строчек, я писала ни много, ни мало — 30 минут.
Только вдумайтесь, 30 минут я писала письмо (перечитывая которое сейчас, мне становится стыдно), дрожащей рукой нажимала “Отправить” и с замиранием сердца ждала ответ. А всё потому, я что не знала с какого боку подступится к письму: с чего начать, и как написать письмо, чтобы клиент на него ответил.
Проблема заключалась еще и в том, что, написанные мною письма не нравились и мне самой. Но лучше чем есть, писать я не могла — то был мой высший пилотаж.
Видя, как я каждый раз переживаю, коллега посоветовала мне книгу “Искусство делового письма”.
Советую Всем прочитать на досуге. Книга легко читается и содержит массу полезной информации:)
Итак, с какими трудностями мы сталкиваемся при написании письма
1. Мыслей много, но с чего же всё таки начать письмо?
2. В голове крутятся всевозможные: глубокоуважаемый, совершите действие.. От этого письмо выходит длинным и скучным.
3. Так и хочется вписать, заученные еще со школьной скамьи, канцелярские выражения. Причём и по парочке в каждое предложение.
4. Как передать суть письма, чтобы адресат нас правильно понял?
5 правил, которые помогут писать эффективные деловые письма
1. Структурировать письмо
Деловое письмо должно содержать следующие обязательные элементы:
2. Основную часть.
3. Заключение.
Писать письмо нужно от общего к частному: самое главное и коротко вначале, а потом уже описывать детали.
Используйте в письме специальные слова-связки, такие как:
например, а именно, кроме того, более того, потому что, в результате, таким образом, однако и др .
Они помогут Вам соединить между собой предложения и целые абзацы, а значит — Ваши мысли не будут путаться и читатель без труда поймёт суть Вашего письма.
2. Определение выгоды для адресата
Главное в письме — это заинтересовать читателя ответить Вам или выполнить Вашу просьбу. А для этого необходимо постараться понять его потребности, постараться понять, что интересует или волнует адресата. Но не забывайте и о том, что все адресаты разные. Необходимо понять, что получит читатель, если поступит именно так, как мы его просим. И представить это в качестве выгод.
3. Стиль письма
Особое внимание стоит обратить на стиль, в котором Вы пишите письмо.
Нужно четко различать личный и формальный стили. Использование того или иного стиля зависит от ситуации и содержания сообщения.
Придерживаясь личного стиля, мы подчёркиваем свое личностное начало, показываем свое отношение; используя формальный стиль — излагаем факты.
Поэтому если мы хотим показать, что говорим с адресатом на равных, понимаем его, хотим договориться по-человечески или же похвалить за хорошую работу лучше использовать личный стиль.
Если же Вам необходимо написать жалобу, претензию, уместным будет формальный стиль. Так как именно формальному стилю присущи такие черты, как: давление со своей позиции, констатация фактов, преобладание над кем-то, критика. Если Вы пишете чиновнику государственного учреждения, также лучше писать в формальном стиле.
Написав письмо, прочтите его еще раз и убедитесь в том, что Вы выбрали правильный стиль. Тогда адресат Вас не только поймёт, но и поверит в искренность Вашего послания.
4. Заключение
Самая большая ошибка, которую чаще всего допускают при написании письма — это не написать окончания.
Запомните, как бы хорошо Вы не описали суть своего предложения, как бы не приукрасили всё фактами и яркими подробностями, в письме обязательно должно быть окончание. Оно должно быть простым, понятным и лаконичным.
В заключении нужно еще раз подчеркнуть суть письма и выгоду для читателя. Это, своего рода, закрепляющий эффект.
Прочитав окончание, Ваш адресат должен понять, какой должна быть его реакция на письмо. Чего Вы от него ждете. Это подтолкнет его к действию, которого Вы от него, собственно говоря, и ждали.
5. Оформление
Красиво, а главное правильно оформленный текст, не только заинтересует адресата, но и вызовет желание быть несомненно прочитанным. Поэтому важность оформления письма нельзя недооценивать.
Правила оформления:
1. Выбираем шрифт:
- с засечками — подходит для чтения с бумаги;
- без засечек — для чтения на бегу или с экрана;
2. Делаем абзацы в тексте
3. Выделяем заголовки;
4. Выделяем нужный нам текст:
- жирным — выделяем главную мысль текста;
- курсивом — можно выделять фрагменты текста писем VIP-клиентам или что-то менее важное;
- подчеркнутым — если хотим что-то действительно подчеркнуть.
5. Делаем списки:
- маркированные списки — если количество пунктов от 3 до 5;
- нумерованные списки — больше 5.
Вот такие простые, но действенные правила я открыла для себя, прочитав книгу “Искусство делового письма”. Теперь на написание письма я трачу значительно меньше времени (а мои адресаты, надеюсь, лучше понимают, чего от них ждут).
Надеюсь, что моя статья будет полезной для Вас и поможет Вам и Вашим сотрудникам в написании деловых писем клиентам и партнёрам по бизнесу, а также для внутренней переписки с сотрудниками.
Ведь согласитесь, всё довольно просто. Так почему же не применять эти простые принципы на практике?
Советую Вам не откладывать книгу на завтра и приступить к чтению уже сегодня».
Купить книгу «Искусство делового письма» можно здесь ( или где она Вам попадётся на глаза))
Источники:
http://sashakarepina.com/blog/delovoe-pismo/kak-nauchitsya-professionalno-pisat-delovye-pisma-samomu-i-nauchit-svoyu-komandu/
http://comagency.ru/podgotovka-delovogo-pisma
http://timetracker.yaware.com.ua/blog/iskusstvo-delovogo-pisma-sashi-karepinoy-ili-kak-pisat-effektivnyie-pisma-za-10-minut/
Загрузка...
